仕事力の磨き方

タスクリスト

手元の仕事は、エクセルなどを用いて、一覧表で管理します。これを「タスクリスト」と呼びます。参考に僕が普段使っているエクセルのタスクリストを添付します。搭載日や完了日が自動で入力されるので、入力が簡単です

タスクを書き出すメリット

タスクを書き出すメリットは次の3点です

まず、一度「タスクリスト」に書き出したことは、二度と忘れることはありません。書いているのですから。たとえ、誰かに電話をするというような、すぐに完了させられるタスクであっても、タスクが発生したらすぐにメモします。急に横から仕事が入ってきて、さっきやりかけたタスクをいつの間にやら忘れてしまったなど、よくある話。仕事が発生したらすぐリストアップすれば、絶対に忘れることはありません

加えて、一覧表に記載したタスクを消し込むことによる達成感は、仕事のモチベーションを向上させます。まさにラジオ体操に毎日参加してスタンプをもらう感覚です。完了したら塗りつぶす。これにより、仕事を終わらせたという実感が増し、次の仕事も終わらせたい気分になります

最後に、頭の中にあるタスクを書き出すことによって、その仕事を忘れることができます。あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ、と気になって集中できなくなったり、家に帰ってから、明日は、あれとこれをやらなくては、とプレッシャーに感じることもなくなります。このタスクリストに書き出したことによる安心感というのは、精神的なストレスから解放されます

タスクは具体的に

タスクは、「○○プロジェクトを進める」といった曖昧な内容をメモするだけでは物足りません。「次に何をするのか」ということを具体的に記載して、誰が見ても次にやるべきことがわかる状態にします。具体的には「○○さんに、▽▽について相談する。」「○○に関する文書のドラフトを作る」という具合に具体的に記録します。そうすることで、タスクリストを見て、「えーっと。何をやったらいいのかな?」と考える時間が省けるようになります。加えて、どんなことにおいても次にやるべき仕事を決めるための絶好のトレーニングにもなります。タスクリストの作成は、自分のペースでゆっくりできます。最初は時間がかかるかもしれませんが、徐々に徐々に次の仕事を決める力がついてきます

タスクは一元管理

タスクを書き出すにあたり、あちこち(ノートの端、手帳、メモ帳、付箋など)にメモするのはNGです。たとえば、会議や外出先など、PCが開けないときに手元のメモ帳にメモするまでは許されますが、すぐに一覧表に写して、メモ帳に残したメモは捨てましょう。普段見ないメモ帳や、なくしてしまいがちな付箋にメモをしても、2度とそのメモを見返すことはありません。どんな場合であっても情報は一元管理しましょう

タスクは毎日見直そう

一覧表で管理した仕事は、一日の終わりの30分間で見直しましょう。今日までにやらなければならなかったタスクはないか、「次にやる行為が記載されているか、いつの間にか終わらせてしまったタスクがないか、こんな観点でどんどんタスクを完了させていきましょう

おすすめの道具

付箋	ポスト・イット 強粘着ノート

参考ファイル

タスクリスト	特製タスクリストです。自動入力機能もあって便利です tasklist_20170909.zip