計画を見える化する
あらゆる計画は、表や図を用いて、いつでも確認できるようにします。こうするだけで、チームや組織が思うように動くようになってくれます
ここでは、不要になったパソコンを産業廃棄物として捨てるプロジェクトを例として考えてみます。余裕を持って計画すると、なんと2ヶ月以上もかかります(会社で産業廃棄物を捨てるのってホントに大変)
- 2018/6/1(金) 案件開始日
- 2018/6/15(金) 他の不要なパソコンがないか社内公募
- 2018/6/22(金) 廃棄するパソコンの目録を作成
- 2018/6/25(月) RFP(提案依頼書)を作成
- 2018/6/26(火) 産業廃棄物業者3社に廃棄の見積依頼
- 2018/6/29(金) 社内予算担当に予算の相談
- 2018/7/6(金) 見積りを比較し産業廃棄物業者を決定
- 2018/7/13(金) 社内で発注のための決裁
- 2018/7/13(金) 産業廃棄物業者に発注
- 2018/7/20(金) 廃棄するパソコンの業者への引渡し
- 2018/8/17(金) 産業廃棄物管理表の受取・社内手続
このように単に目標を日付ベースで羅列する計画表を作るだけでも仕事の全体像が思い描けると思います。さらに、これを図示すると視覚に訴えるものになり、わかりやすく、共有しやすい計画表になります。図をごらんいただければ一目瞭然ですね。特に時間の感覚が視覚的に表現できるのがいいのだと思います。僕は、大小かかわらず、どんなプロジェクトでも2名以上が参画するようなものは、計画は図示して、線表にするようにしています
仮にチームメンバーのお子さんが体調不良によって、会社をお休みしても、この線表があれば、「●●さん、この部分遅れが出るから、代わりに担当して」などといって、シフトチェンジも簡単です。会社を休んだ本人も、自分が会社を休む周囲への影響をこの線表によって理解しているので、リーダーに相談することなしに業務引継ぎをしてくれていることもあります。そういう意味で、リーダー不在でもチームメンバーが自発的にプロジェクトを推進するためのツールとして必要不可欠だと考えています
4半期ベースや月ベースの大まかなスケジュールであっても、この線表をもとに仕事が進んでいるんだとメンバーに強く意識づける必要があります。そうすると、だんだん、線票の1つの期限が迫ってくると、各仕事の担当者が自分はこれをやりきらないといけないと慌て始めます。組織が大きくなればなるほど、特に100人を超えるような規模の組織では、この線表自体が、チームを動かす原動力になります
2～3人の小チームを率いるチームリーダーでも、一度、こういう線表を作って、仕事を管理をしてみるといいです。線表が、チームメンバーを期限へ追い込むためのよい目標となります。チームメンバーへの良い影響だけではなく、チームリーダー自身にとっても、いろいろなプロジェクトの計画を立案するために最適なトレーニングとなります。プロジェクトが大きくなればなるほど、ブレイクダウンしたタスクの数が多くなるものですが、頭の中で管理できる数にも限界があります。膨大なタスクを表形式で羅列したとしても、そのタスクの数に圧倒され、全体像の把握できない計画表となってしまいます。一方で、いつもこうやって計画を図示して考えていると、効率よく、漏れなく計画する力が次第に身につき、どんなに大きなプロジェクトであっても、段取りのよい計画が立てられるようになります
計画の図示に必要なポイントは、とにかく1枚のペーパーに収めるということです。3年間のプロジェクトであれば、1枚の紙を6分割して、半期ごとに区切る。1年間のプロジェクトであれば、1枚の紙を12分割して1月ごとに区切る。そういうやり方でプロジェクトを進めるつど、計画を見直すのがいいと思います。例に挙げたパソコン廃棄のプロジェクトは、3ヶ月間のプロジェクトだったので、1枚の紙を12分割して、3ヶ月(12週間)を表現しました
計画の見える化の高度な手法が、WBS(Work Breakdown Structure:作業分解構成図)です。大きなシステム開発プロジェクトでは、そのプロジェクトの計画立案にあたって、WBSを用いることが多いです。これは平行して進む複数のタスクの前後関係とその影響の関係を把握するための手法で、プロジェクトマネジメントの基本ツールです。大きなプロジェクトに始めて参画することになったら、一度WBSとは何か調べておくのがいいです
