メールの２度読み禁止
メールがタスクリストに
メールを開封したら、途中で閉じることなく処理を完了させます。たとえば、メールを閉じるときには、そのメールを返信して、次のアクションを起こさなくていい状態とします。返信が不要なメールであれば、読後に削除するか、専用フォルダに整理します。これを徹底すれば、「未読のメールは未処理のメール」とメールの受信ボックスが、タスクリストになります
クイックフラグを立てて、処理の済否の管理をすることができるメールソフトも多いですが、僕はこの機能はおすすめしません。なぜなら、クイックフラグを立てたり降ろしたりする操作が無駄だからです
メールの二度読みは厳禁
メールの二度読み禁止。そのメリットは、次の3点です
- 時間の浪費を防げます
長文のメールを、途中まで読み、このメールの処理は後にしようとメールを閉じたその瞬間に、それまでのメールを読んでいた時間が無駄になります - メールを気にする時間がなくなります
メールを中途半端に読んでしまうと、そのメールが頭から離れなくなり、集中力の阻害要因となります。特に読んだメールが不快な内容であると、より一層印象に残って、他のタスクをこなしているときも、ふっと思い出されることもあるでしょう。気が散らないようにするためにも、メールは閉じるま前に読み切って、結論を出しましょう - 即断即決のいいトレーニングになります
メールを開いたら次のアクションを起こすまで閉じないことを徹底することで、結論をその場で出す良いトレーニングです。メールを閉じるまでに結論を出す習慣をつければ、自然と素早い判断力と決定力が身に付きます。メールは、電話や会議と違って、自分のペースで考えて、結論や反応を導き出すことができます。それゆえ、その場で答えを出すことを繰り返すうちに、判断・決定が素早くなるものです
メールは、意識1つで、判断・決定力を鍛えるツールになります。上手に使いましょう
