メールは受信日中に処理
メールは便利だけど…
メールは、相手の都合を考えずに一方的に送信できることができる反面、大きな組織で働いていると、関係者が多く、日々、大量のメールに埋没することも少なくないと思います。現に、僕のメールの送受信件数は、１日あたり約３００件です。メールは便利な反面、使い方を誤ると、自分の自由な時間を蝕んでいく問題ツールでもあります。大量のメールの波に飲み込まれないための秘策をしばらくご紹介します
まず分類する
まず、メールの処理をします。メールの処理方法は、以下の３通りに分類できます
- 不要な情報なので、読まない
- 理解または覚えておくために読む
- 返信または関係者に転送をする
これ以外の処理方法はないと考えれば、大量のメールも気楽に見えてくると思います
次に処理する
次に処理後のメールは、以下の２つの方法で処理します
- 不要なので、削除する
- 後で見返す可能性があるので、とっておく
この方法によって、メールを分類し、削除するか、取っておくために分類します。これによって、常に受信ボックスには、処理待ちのメールのみが残されることになります。この手法を一般的には、「in box zero」というそうです
メールをフォルダで整理する
なお、「後で見返す可能性のあるメール」は、前述のフォルダ管理と同様、タスクごとにメールボックスの中にフォルダを作って分類します。そうすると、Windowsのフォルダ名と、メールボックスのフォルダ名が同一になりますので、必要なメールを索引するときに探しやすいです。また、タスクが完了したら、Zipファイルに圧縮ということはできないので、「完了」というフォルダを作って、フォルダ丸ごといれてしまいます
素早いメール処理が信頼に
最後に、前段の整理法に基づき、１日の終わりには、メールの受信ボックスは空にします。そうすることで、その日に受信したメールは、その日に返信をしてくれる人だということで、自然と相手からの信頼を得られるようになります。こうなると、「メールを送ったので見てください」という電話を防止することができます。こんな電話一本でも３分は無駄になるものです。相手から、「●●さんはいつもその日のうちにメールを見てくれるから、電話をしなくても、きっとメールを読んでくれるだろう」という信頼感を得ることで、確認の電話がなくなります
メールを受信日に処理することを継続すれば、自然と生産性が向上していきます。最初は、なかなかメールを捌けず苦労するかもしれませんが、受信日中にメールを処理できるよう、日々、試行錯誤を繰り返しましょう
