情報処理力の鍛え方

営業職は大変

僕は、就職後３年間は、営業職でひたすらお客さまをまわって、商品を売るという営業マンでした。ところが、ビジネスパーソンになってから３年目のある日、突然の辞令により、本部の企画セクションに配属されました

営業職であった３年間も、日々、販売した商品に関するお客さまからのお問い合わせ対応、販売代金の取立てのための電話、電話だけだと気分を害する方もいらっしゃるので営業車での訪問、販売係数の取りまとめなど、毎日大忙し。エアコンの壊れた軽自動車での営業は、本当つらいものでした。忙しいってのはこういうものなのかと、学生生活では味わったことのない忙しさに面食らいました

初めてのプロジェクトマネジメント

その後、３年目の突然の辞令で、僕は、本部の企画セクションに異動する事になりました。そこでは、退職した前任者がほったらかしにしていた２００名を超えるチームメンバーで構成されるシステム開発プロジェクトにアサインされました。職責はなんとプロジェクト・オーナー。そのプロジェクトの最高責任者です。そもそも、プログラムなどぜんぜんわからないし、プロジェクトマネージメントと言われても、、、、という状況で、どこから手をつけていいやらわからない。関係者からの「あれどうなりました？」「いついつ期限のこの資料、作ってくれました？」挙句の果ては「前任の○○さんに依頼した□□できてますよね。引継ぎを受けていないなんて言い訳通用しませんよ！」など、催促や対応の遅れによる苦情の電話・メールなど毎日２０件以上も受け、気が狂いそうになりました。営業職の忙しさを凌駕する忙しさで、毎日、終電での帰宅。忙しいという言葉の意味を再確認しました

当時は意味もわかりませんでしたが、プロジェクトオーナーとは、そのシステム開発の発注者で最高決定権限者です。そもそもそのシステムを製造する目的もわからなければ、そのプロジェクトが達成されなければ会社に対してどんな損害を与えるかわからない。ほんとに何をすればいいかまったくわかりませんでした

リーダーシップを学ぶ

幸いにして、チームメンバーは、僕よりも１０も２０も、人によっては３０も、年上のベテランばかり。各チームで管轄するタスクは、問題があってもほとんどは自力で解決してくれるのですが、各小チーム間のコミュニケーション不足で発生した問題や、各小チーム間の調整となるとプロジェクトオーナなしでは解決できないのです。そんなことが経験則でわかってきたある日、開発における課題などを整理してひとつずつこなしていけば、チームを統率できるのだ、つまりそれが僕の仕事だと鮮明にわかる日が来ました。ところが、その数が半端ではありません。そりゃそうです。２００名を超える人が集まれば、当然、日々、問題が起きます。

メールは毎日２００件以上。膨大な見積書・発注書・請求書などの事務処理。当初は、経理処理をする経理担当者が不在だったのです。飛び交う業務要件定義書やシステム詳細仕様のＱ＆Ａの確認および承認。もはや、人間の記憶力を超える膨大なタスクに最初は翻弄されました。頼まれ事や課題があまりに多くて、やり忘れて、みんなに迷惑ばかりをかけていました

仕事のやり方を学ぶ

そんなときに出合った本に「タスクは書いて忘れて目の前の仕事に集中」という趣旨の取り組み方が紹介されていて、目からうろこでした。そうか、タスクは急いで処理をしないでも、忘れずに着実にこなしていく方がいいのかとはっと気づきました。その日からというもの、「あれどうなった？」には、自信を持って「ごめんなさい！認識はしています。もうちょっと待って！！」という一言で、相手の信頼を得られるようになり、トレースの電話が次第になくなっていき、自分のペースで従来以上のスピードでタスクをこなすことができるようになりました。最初は完遂が危うかったプロジェクトですが、無事にそのプロジェクトを期限どおりに完遂できました。僕のプロジェクトマネージメント人生はそこから始まるわけです。本当に責任が重くつらい仕事でしたが、２０代前半の若い僕には、とっておきの苦くて、いい薬でした

僕のように若くして組織のリーダーになる方は最近増えてきていると聞きます。膨大な情報に翻弄されないような僕なりの工夫を書き綴りました。少しでもこれによって生産性の高い仕事ができるようになってくだされば幸いです。「情報処理力の鍛え方」始めました

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